기관 내부 메신져가 필요한 이유

Gemini로 생성한 이미지입니다.

카카오톡 환경이 주는 업무적 피로감

저는 평소 카카오톡을 자주 확인하지 않습니다. 근무 시간에는 가급적 메신저를 멀리하며, 제 할 일을 어느 정도 마무리하고 여유가 생겼을 때 비로소 한꺼번에 확인하곤 합니다.

오늘, 새로 입사한 기관에서 다양한 네트워크와 내부 단체 대화방에 초대받았습니다. 이때 제가 왜 카카오톡 사용을 지양해 왔는지 다시금 되돌아보게 되었습니다.

카카오톡은 업무와 개인의 삶 그 경계에 걸쳐 있습니다. 그러다 보니 많은 채팅이 무수히 쏟아지기 마련입니다. 특히 단체 대화방에서는 때에 따라 엄청난 양의 알림이 발생하는데, 메시지를 직접 확인하기 전까지는 이것이 개인적인 사담인지 혹은 중요한 업무 연락인지 알 길이 없습니다. 혹여나 업무상 놓쳐서는 안 될 중요한 내용일까 싶어 자꾸 휴대전화에 손이 가게 됩니다. 이는 결국 업무에 대한 몰입이나 상대방에 대한 경청의 태도를 무너뜨리는 결과를 초래합니다.

집중을 위한 선택과 우선순위의 설정

제가 아는 분들 중에는 집중해야 할 순간에 아예 휴대전화를 꺼두시는 분들이 있습니다. 이는 지금 만나고 있는 사람, 혹은 현재 하고 있는 과업에 온전히 집중하겠다는 의지의 표현이자 태도입니다.

저는 업무의 중요도를 나눌 때 기관 내부의 과업을 1순위로, 외부의 과업을 차순위로 둡니다.

보통 외부 소통은 즉각적인 응답이 필요하지 않은 경우가 많아 제가 원하는 시간에 확인하고 답장을 해도 큰 무리가 없습니다. 하지만 내부 의사소통은 결이 다릅니다. 동료의 메시지에 바로 응답해야 다음 단계로 업무가 진행되는 경우가 많고, 긴급히 처리해야 할 사안도 존재하기 때문입니다.

효율적인 협업을 위한 내부 메신저 활용 제안

이러한 이유로 저는 기관 내부 메신저를 별도로 활용해야 한다고 생각합니다. 카카오톡을 통해 전달되는 수많은 메시지에서 벗어나기 위해서는 별도의 채널을 사용해야 합니다. 그래야 메시지의 우선순위를 명확히 구분할 수 있습니다. 외부와의 사용 빈도가 낮은 내부 전용 메신저를 활용한다면, 알림이 울리는 것만으로도 '지금 바로 확인해야 할 중요한 내부 업무'임을 인지할 수 있어 업무 효율성(몰입과 경청, 소통)을 비약적으로 높일 수 있습니다.