폴더는 대분류 기준으로 만들어봐요

복지관에서 많이 쓰는 폴더 생성 방식이 연도별 생성입니다.
보통 연도를 먼저 생성하고, 그 하단에 팀별로 모으는 방식이 익숙하지요.

이렇게 하면 해당 연도의 팀별 업무를 모을 수 있으니 폴더 접근이 쉽고, 수월하겠다는 생각이 들지만,

이는 혼자 일할 때 쓰는 방식입니다.
여러 사람이 공유폴더에 접근하고,

매년 혹은 2~3년에 한번씩 담당자가 변경되는 현실을 고려하면 적절한 방식은 아닙니다.

 

보통은 아래의 방식과 비슷하게 폴더를 작성합니다.

 

이렇게 했을 때의 문제점은 사업의 연속성을 볼 수 없다는 점입니다.
주민동아리 사업을 할 때 연도별로 나누어 두면 연도별로 들어가서 해당 사업의 관련자료를 찾아야 합니다.

연속성을 담보하기 어렵습니다.

이때 개인의 편의를 위해 전년도 파일을 복사해서 넣어두는 경우가 많습니다.

이때 사본이 생깁니다. 문서 원본주의가 무너지는 꼴이지요.

탐색기나 구글에서 검색했을 때도 사본이 생기면서 여러 불편한 점이 생깁니다.

(사본이라고 이름이라도 붙여주면 좋을텐데, 그러지 않는 경우를 많이 봤습니다.)

이런 방식보다는 사업의 1차 폴더를 대분류 방식으로 나누면 좋겠습니다.

구글 드라이브를 사용할 때 이렇게 해야 사용자의 접근을 통제하기도 쉽습니다.

 

예를 들어,
이렇게 폴더를 구성하면 사업의 연속성을 볼수 있습니다. 이전 자료를 찾아서 참고하기가 쉽습니다.

보통 복지관에서 사업을 맡게 될 때 사람이 자주 변경됩니다.

오랫동안 한 명의 담당자가 맡는 경우를 보기가 쉽지 않습니다. 결

국 사람이 바뀔 때마다 이전 자료를 찾아보게 됩니다. 하지만, 찾기가 쉽지 않습니다.

이렇게 사업을 분류해두면 이전 자료의 관리와 열람이 쉽습니다. 

구글 워크스페이스를 사용한다면 문서의 공유와 열람은 링크로 하는 경우가 많기 때문에 큰 어려움은 없어 보입니다. 

오히려 이렇게 해두어야 문서를 찾고 확인하는데 시간이 단축할 수 있습니다.

대분류를 구성하는 기준이 중요합니다. 

상황에 따라서는 대분류의 기준을 여러 개로 나눌 수 있습니다. 

다만, 비슷한 종류의 분류는 지양하는 것이 좋겠다고 싶습니다.

두번째로 사업의 폴더를 5단계를 넘어가지 않길 바랍니다. 

폴더→ 폴더→ 폴더→ 폴더→ 폴더 형식입니다. 

너무 깊게(?) 들어가면 파일을 찾기가 만만치 않습니다. 번거롭기도 합니다. 

마치 홈페이지의 특정 페이지를 찾아가기 위해서 여러번 이동해야 하는 것과 마찬가지입니다 .

다른 예시로, 요즘은 전화를 ai로 응답하는 경우가 많지요. 

이때 1~9번까지 안내하고, 그 안에서 다시 1~9 사이를 지정하는 경우가 있습니다. 

여러번 거치지 않고, 해당 안내를 들 수 있도록 하는 것입니다.

세번째로 폴더 앞에서 번호를 붙이는 겁니다. 

이렇게 하면 폴더의 중요도를 구분할 수 있고, 정렬의 방식을 조작할 수 있습니다. 

번호는 00~99까지 번호체계를 만들다면 99개의 폴더를 생성할 수 있습니다. 

두자리 수라면 한자리 번호도 01, 02, 03 등으로 만드는 것이 좋습니다. 

이렇게 해야, 폴더 이름을 가지런히 정리할 수 있습니다.

파일 만들 때 특수문자는 한정하는 것이 좋습니다. 이것도 규칙으로 두는 것이 좋습니다. 

마침표 등은 가급적 사용하지 않는 것이 좋습니다. 

때때로 확장자와 혼동이 되기도 합니다. 

확장자를 가장하여 바이러스를 옮기는 것도 들었습니다. 

특수문자에 따라 정렬이 달라지기도 합니다. 

 

파일을 만들 때는 생성일을 넣는 것을 추천합니다. 

복지기관에서는 언제 이 파일을 생성해서 업데이트 했는지가 중요할 때가 있습니다. 

파일 이름에 날짜를 포함하는 방식은 꽤 유용하니 기관에서 잘 적용하면 좋겠습니다.