기관에서 구글 적용하기1
기관에서 구글을 적용하면 여러가지로 도움이 됩니다.
김종원 선생님은 기관에서 구글을 적용하면 업무가 줄어든다고 했습니다.
저도 동의합니다.
실제로 해당 업무의 시간 비중이 줄었습니다.
행정 업무의 효율화를 높일 수 있습니다. 그러니 기관에서 구글을 잘 적용해보면 좋겠습니다.
처음에는 저항이 있기 마련입니다.
구글이 아무리 좋고, 평가가 좋아도 변화에는 늘 저항이 따릅니다.
저항은 어쩌면 변화의 당연한 과정이라고 생각합니다.
중요한 것은 저항을 인정하고 차근차근 준비해야 한다는 점입니다.
복지관에서 구글 워크스페이스를 적용할 때 처음부터 바로 되지는 않았습니다.
리더에게 제안했지만, 구글을 유익한 점을 제대로 설명하지 못했습니다.
설득에 실패한 것이지요.
결국, 팀 단위로 구글의 개인 계정을 사용했습니다.
팀장은 권한이 있으니 업무의 스타일과 방법론을 어느정도 정할 수 있지요.
다행스럽게 팀원들에게 설명하고 제안할 때 큰 저항은 없었습니다.
물론, 각 개인의 생각과 마음이야 달랐을 수도 있습니다.
팀 적용 첫해에는 아주 느슨하게 사용했습니다.
기관에서도 NAS SERVER가 있었기에 이중 작업을 하기는 쉽지 않았지요.
그래도 캘린더, 구글 드라이브 중심으로 구글 문서와 구글 스프레드시트를 사용하기 시작했습니다.
그해 말, 1년의 성과와 기존 시스템의 문제점과 보완사항을 정리해서 리더에게 보고했습니다.
리더는 한번 해보자고 하셨습니다.
이전부터 준비했던지라, 구글 워크스페이스의 가입은 수월했습니다.
테크숩을 통해서 가입을 진행했습니다.
다만, 도메인을 적용하는 일이 쉽지 않았는데, 이는 홈페이지 제작/관리업체에서 도움을 줬습니다.
확실히 도움을 주는 분들이 있으면 적용이 수월하기는 했습니다.
김종원 선생님이 YouTube에 소개한 자료도 있습니다.
[2021 테크숩코리아 온라인 설명회 : 5) 구글 워크스페이스와 스마트워크 (김종원 소셜프리즘 대표)]
우선 했던 일은,
언제 고장날지 모르는 NAS SERVER 자료를 구글 드라이브로 옮기는 작업이었습니다 .
쉽지 않았습니다.
무슨 이유때문인지 모르겠지만, 지나치게 느린 NAS SERVER의 내용을 구글 드라이브로 옮기는 일이 만만치 않았습니다 . 직원들의 동의를 얻어서 여러 대의 컴퓨터에서 NAS의 데이터를 빼오고, 구글 드라이브에 업로드했습니다.
사진과 영상은 분리했습니다. 사진은 구글 포토를 이용했습니다.
구글 포토의 사진 관리 기능이 좋았습니다. 영상은 YOUTUBE를 활용했습니다.
한번에 모두 업로드 하지는 못했지만, 비공개 설정으로 기존의 중요 영기존의 중요 영상을 백업했습니다.
이렇게 하니 그래도 일주일 정도 걸려 자료를 옮길 수 있었습니다.
5년치의 자료였고, 중간에 랜섬웨어 바이러스로 자료 소실도 있었기에 그랬던 것 같습니다. 아마도 기존의 오래된 기관은 자료를 옮기는데 더 많은 시간이 소요될지도 모르겠습니다.
(인터넷 속도가 빨라졌고, NAS 서버 등이 빠르다면 시간이 오히려 단축될 수 도 있겠다고 생각합니다.)
이때 아쉬운 것은,
이와 이렇게 전산체계를 바꿀 때 폴더의 규칙을 정해서 제안했다면 어땠을까 하는 생각입니다.